Этикет деловых встреч: главные правила

"Мобильные" и другие правила приличия: как вести себя в деловой среде, рассказывает постоянный автор Family Office Татьяна Годард.

Часто успешные люди, сумевшие сделать в Украине блестящую карьеру, испытывают сложности в общении с зарубежными партнерами и клиентами. И во многих случаях дело здесь не в языковом барьере, а в знании делового этикета. 

Правила бизнес-этикета предельно просты, но знать их необходимо, потому что в европейском деловом мире о человеке судят не только по уровню его дохода, но и по его манерам, поведению, умению уважать других и выстраивать гармоничные отношения в бизнес-среде.

Будем откровенны. Мы не умеем себя вести, нас не учат этикету, в том числе деловому. На очень солидных приемах и мероприятиях я часто вижу людей, которые не знают, как правильно общаться, и не отключают свой мобильный телефон во время выступления спикера. Да, если в вас очень заинтересованы, то многое могут простить, но если нет, из-за незнания элементарных правил этикета может сорваться серьезная сделка. Я знаю такие истории. Один европейский бизнесмен мне сказал: «Уже собирался подписать с одной украинской компанией контракт, но в последний момент передумал. Встретился с владельцем фирмы, и тот в процессе нашей беседы ни на минуту не выпускал из рук мобильный телефон, все время отвлекался на звонки. Очевидно, человек неорганизованный, не умеет себя вести. Кроме того, похоже, для него наш проект не так уж важен. В итоге передумал с ним сотрудничать».

Деловой этикет— это важная часть вашего имиджа, зачастую более значимая, чем дорогой костюм, аксессуары и напечатанные на хорошей качественной бумаге визитные карточки. Это пропуск в мир деловых людей, общение на понятном в мировой бизнес-среде языке, демонстрация того, что вы — «свой», вам можно доверять, с вами будет приятно работать и общаться. Знание делового этикета поможет вести успешные переговоры, продвигать товары и услуги на мировом рынке, заключать выгодные сделки с интернациональными корпорациями. Предлагаю главные правила бизнес-этикета, которые принято соблюдать в Западной Европе.

Время — деньги

Кому, как не вам, лучше знать, как ценно время. Поэтому стоит уважать не только свое время, но и время других. Совершенно недопустимо опаздывать: непунктуальных людей в деловом мире не уважают. Человека, который опаздывает, считают неорганизованным, ненадежным, отстающим от ритма современной жизни и незнакомым с азами тайм-менеджмента. Зачастую опоздание также воспринимают как недостаточное уважение к деловым партнерам и вашим общим проектам.

Выход: освоить основы тайм-менеджмента, рационально планировать график, научиться разделять важные и срочные дела и делегировать часть рутинных заданий тем, кто может с этим хорошо справиться.

Дресс-код

Первое впечатление о человеке создается по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Да, мы знаем американских миллиардеров, которые ходят на деловые встречи в пляжных бермудах, но в консервативной Европе дресс-код принципиально важен. В гардеробе делового мужчины должны быть и костюмы премиум-класса для особо важных встреч, у которых добротность соответствует высокой цене, и качественная будничная классика — либо однотонные костюмы, либо с тонкой полоской вдоль силуэта. А вот от глянцевых пар лучше отказаться. Для обычных встреч стоит выбирать универсальные голубые, бежевые, темно-синие или коричневые рубашки, оставляя белоснежные и пастельные для более торжественных случаев.

Элегантно и по-деловому смотрятся рубашки в узкую вертикальную полоску.

Фото: iStock by Getty Images

База женского гардероба — строгие брючные костюмы или костюмы с юбкой, юбки-карандаши, блузы с воротником апаш, платья-футляры элегантного кроя и сдержанных оттенков. Деловые встречи и переговоры лучше проводить в темном костюме и светлой блузе — кремовой, абрикосовой, голубой. При этом юбка или платье не должны быть выше колен. Неуместны высокие разрезы и глубокие декольте, сетчатые, прозрачные и полупрозрачные ткани, изобилие рюшей, пайеток и страз, слишком облегающая одежда.

Костюмная ткань должна быть матовой. Лучше всего выбирать костюм из тонкой шерсти с добавками синтетических волокон: они хорошо держат форму, комфортны и не мнутся. Для блуз оптимальны натуральные материалы — лен, хлопок, вискоза или шелк.

Если у вас нет времени и желания заниматься самостоятельно подбором одежды, наймите профессионального стилиста, который составит для вас оптимальный деловой гардероб — в соответствии с правилами этикета и вашими личными предпочтениями.

Мобильные правила

Очень важен телефонный этикет. Перед важной деловой встречей звук мобильного стоит либо выключить, либо перевести его в режим тихой вибрации. И ни в коем случае нельзя класть сотовый на стол: этим вы показываете собеседнику, что не считаете его настолько важным, чтобы не отвлечься на текущие звонки.

Если все-таки нужно совершить звонок— попросите прощения у ваших собеседников и покиньте ненадолго место встречи. Перед началом переговоров стоит предупредить деловых партнеров, что вы ожидаете важный звонок и придется на него ответить. Мобильный телефон — серьезный раздражитель, и звонки во время встречи могут разрушить деловую атмосферу и как результат — ваши отношения с партнерами.

Максимум внимания

Стоит учесть, что и в Западной Европе, и в Америке не принято вести переговоры, какими бы важными они не были, более часа. Полтора часа — это максимум, поэтому чтобы деловая встреча прошла наилучшим образом, нужно перед ее началом определить четкие цели, составить точный план и постараться уложиться в упомянутые временные рамки. В ходе беседы отмечайте для себя этапы прохождения переговоров и завершайте их сразу после того, как намеченная цель достигнута.

Зачастую даже опытные украинские бизнесмены слишком «расслаблены» и пускают переговоры на самотек: мол, сколько надо будет, столько и пообщаемся. Для зарубежных партнеров это недопустимо. Чтобы в максимально короткое время достичь наилучших результатов, необходимо не только составить план переговоров, но и очень внимательно слушать собеседника, стараясь быстро понять, что ему нужно, и сделать встречное предложение. В идеале — при организации встречи стоит поинтересоваться у ваших гостей, сколько у них есть времени.

Фото: iStock by Getty Images

Платит тот, кто пригласил

Если деловая встреча проходит в ресторане, платит тот, кто пригласил. Часто в этой связи возникают неловкие ситуации. Одно дело, когда вы организовываете встречу, обоюдно договариваясь о месте и времени. Тогда каждый платит за себя. И другое дело, если вы говорите «Я вас приглашаю» (I invite you) или «Позвольте вас пригласить» (Let me invite you) — в этом случае платите вы.

Это норма этикета не только в деловом, но и приватном общении. Если вы используете слово «приглашаю» (invite), вы обязаны заплатить. Многие об этом просто не знают и портят себе репутацию. Однако если приглашенный настаивает на том, чтобы оплатить счет в ресторане, несмотря на протесты пригласившей стороны, стоит позволить ему заплатить.

Вот еще несколько правил делового этикета в кратком изложении:

• Всегда вставайте, когда вас кому-то представляют.
• Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или служебному положению — старшему. Знакомя равных по статусу, представляйте того, кого вы знаете лучше, тому, с кем меньше знакомы.
• Представляясь, всегда называйте свои полные имя и фамилию.
• Первым протягивает руку для рукопожатия либо представитель принимающей стороны, либо тот, кто выше по должности. Пол в этой ситуации значения не имеет.
• Представившись, стоит протянуть визитку правой рукой (даже если вы левша). Когда вам дали визитку, ни в коем случае не кладите ее в задний карман брюк или куда придется. Это воспримут как знак неуважения. У вас должна быть либо «гостевая визитница», либо деловая папка, либо кейс, в который вы аккуратно поместите карточку.
• Не приближайтесь к собеседнику ближе, чем на 50 см, и не склоняйтесь над ним.
• «Спасибо» в течение деловой встречи должно звучать не более двух раз (например, в начале встречи и в завершении) — иначе эффект от благодарности сотрется, а вас будут воспринимать как нуждающегося в помощи человека. В течение 24 часов после встречи принято отправить всем ее участникам благодарственные сообщения.
• Независимо от пола, не следует ни для кого выдвигать стул— в контексте деловой встречи это неуместно.
• При встрече иностранных делегаций к общепринятому своду деловых правил добавляются особенности национального этикета.