Смайликова пошта
Про основи електронного листування англійською мовою – стисло і доступно.
Електронна пошта – відносно нещодавно створений спосіб листування, який завдяки своїй оперативності став дуже популярним. За лічені хвилини наші листи можуть читати люди, котрі мешкають навіть на інших континентах. І так само як у класичному листуванні, тут є свої правила подачі інформації, яких варто дотримуватись при спілкуванні з дописувачами зарубіжних країн.
• Перша порада найпростіша – дотримуйтесь того самого стилю, що і в звичайних ділових листах. Наприклад, ви можете використовувати такі привітання, як Dear Mr Pintoабо Dear Tom, а також такі завершальні речення, як Yours sincerely, Best wishes або ін. Проте якщо адресат вам добре відомий або якщо ви ведете з ним тривале листування, цілком можливо взагалі їх не вживати.
• У жодному разі не змішуйте правила та стилі ділового електронного листа та приватного. Так, у діловому е-листі краще застосовувати ті самі правила написання, що й у діловому поштовому листі: висловлюйтесь чітко і ввічливо, зверніть особливу увагу на логічну послідовність, стислість і тон звернення.
• Повідомлення має бути написаним з дотриманням усіх норм граматики, правопису та відповідної пунктуації.
• Якщо ви вважаєте за доцільне виділити певне слово або вислів, у жодному разі не застосовуйте для цього великі літери (URGENT), оскільки в електронному листі це сприймається як еквівалент крику, що може мати негативні наслідки. Буде краще, якщо ви виділите необхідне слово зірочками (наприклад, *urgent*).
• Стислість та обмеження тем до однієї – одне з найголовніших правил написання е-листів. Це допоможе адресату швидко надати відповідь на ваш лист, зберігати його в картотеці та, в разі потреби, швидко знайти його.
• Для економії часу інколи можна вживати деякі загальновживані абревіатури, відомі як TLAs (three-letter acronyms). Наприклад: AFAIK – as far as I know (наскільки мені відомо); BFN – bye for now (до побачення); BTW – by the way (між іншим); COB – close of business (кінець робочого дня); FYI – for your information (до вашого відома); IOW – in other words (інакше кажучи); NRN – no reply necessary (відповідь не потрібна); OTOH – on the other hand (з іншого боку).
• Хотілося б звернути вашу увагу на те, що краще за все такі скорочення вживати тільки після встановлення дружніх, неофіційних стосунків з особою, з якою ви листуєтесь. Уникайте їх використання в ділових листах і факсах.
• Дуже часто при неофіційному приватному листуванні для передачі емоцій, які неможливо передати словами, застосовують так звані смайлики. Наприклад: :-) – посмішка; :-( – несхвалення, незадоволення; ;-) – підморгування. При діловому листуванні їх теж краще не вживати.
Стиль листа
Існує три різні стилі, які використовуються залежно від типу е-листа. Проте в реальному житті відмінні характеристики цих стилів не є настільки чіткими, при цьому інколи їх використання не підлягає жодним правилам. Однак з метою полегшення ведення такого листування цілком можливо визначити так звані формальний, нейтральний (або стандартний), а також неформальний стилі. Розглянемо їх основні відмінності.
Формальний стиль
В основному це стиль застарілого поштового листа, в якому думки подаються в дуже ввічливій формі, а сталі вирази та довгі слова є широковживаними. Мова такого стилю знеособлена. Як правило, цей стиль не є загальновживаним при електронному листуванні, але ви можете його зустріти, якщо предмет обговорення (тема) серйозний (наприклад, скарга).
Нейтральний/стандартний стиль
Це досить поширений стиль для ділових/професійних е-листів. Оскільки кореспондент та адресат не мають достатньо вільного часу, мова таких листів, на відміну від офіційного поштового листа, є простою, чіткою та ясною. Рекомендується також вживати коротші речення та скорочення (наприклад, I’veзамість I have). Мова цього стиля, як правило, більш особиста, але не настільки проста, як в усному мовленні.
Неформальний стиль
Найпоширеніший стиль для листування між друзями. Інколи такі електронні листи можуть бути дуже короткими і містити особисті новини та коментарі. Цей стиль є найближчим до усного мовлення, тому розмовні вирази та повсякденні слова є загальновживаними. Граматичні та орфографічні помилки можуть бути цілком прийнятними, проте небажаними.
Далі ви маєте можливість ознайомитись з деякими фразами та виразами, які вживаються в формальному або нейтральному стилях, а також їх альтернативою у неформальному стилі.
Звертання
Dear Mr/Mrs/Ms Duplis Dear Mary
Попередні контакти
Thank you for your e-mail of... Further to your e-mail,... I apologize for not getting in contact with you before now.
Привід для написання листа
I am writing to you in connection with... I am writing with regard to ... In reply to your email, here are ... Your name was given to me by ... We would like to point out that ...
Надання повідомлень
I’m writing to let you know that ... We are able to confirm that ... I am delighted to tell you that ... We regret to inform you that ...
Повідомлення про додатки
Please find attached my report. I’m sending you ... as a pdf file.
Запит щодо інформації
Could you give me some information about ... I would like to know ... I’m interested in receiving/finding out ...
Запити/прохання
I’d be grateful if you could ... I wonder if you could ... Do you think I could have ... Thank you in advance for your help in this matter.
Hi/Hello Mary Mary (або взагалі без звертання)
Thanks for your e-mail. Re your e-mail,... Sorry I haven’t written for ages, but I’ve been really busy.
Just a short note about... I’m writing about ... Here’s the ... you wanted. I got your name from ... Please note that ...
Just a note to say... We can confirm that ... Good news! Unfortunately, ...
I’ve attached ... Here is the...you wanted
Can you tell me a little more about ... I’d like to know ... Please send me ...
Please could you ... Could you ... Can I have ... I’d appreciate your help on this.
Звертаємо вашу увагу на основні аспекти ведення ділової кореспонденції, які необхідно запам’ятати:
• при написанні ділового листа правильне його оформлення суттєво важливе, оскільки це сприяє створенню позитивного враження про вашу компанію;
• написання адреси відправника та адресата в правильному порядку, з використанням якомога більшої кількості деталей, є обов’язковим;
• написання в даті назви місяця словом, а не числом, є надзвичайно важливим;
• правильне використання привітань та завершальних речень: для Dear Sir/Madam – Yours faithfully, для Dear Mr/Ms Smith – Yours sincerely;
• правильне вживання в адресі та привітанні звання адресата;
• якщо ви не впевнені щодо сімейного стану жінки, буде краще, якщо ви використаєте Ms;
• наявність необхідної інформації про відправника листа (посада, стать);
• хоча е-лист є надзвичайно ефективним та швидким способом спілкування, існують такі сфери, де краще все ж таки надсилати поштовий лист (конфіденційна, юридична кореспонденція);
• мова е-листів, як правило, досить неофіційна, але якщо адресат вам не дуже знайомий, краще дотримуватися загальних правил написання поштових листів;
• використання спеціальних абревіатур та смайликів є цілком можливим, але необхідно бути впевненим, що адресат їх знає та розуміє.